Ma­nu­el­le Da­ten­er­fas­sung vs. au­to­ma­ti­sier­te Da­ten­er­fas­sung (mit KI) Teil 1

Wel­che Vor­tei­le bie­tet die au­to­ma­ti­sier­te Da­ten­er­fas­sung, wel­che Nach­tei­le hat die ma­nu­el­le Datenerfassung?

Da­ten­er­fas­sung eine von vie­len kon­kre­ten Her­aus­for­de­run­gen auf dem Weg zur Er­rei­chung von Un­ter­neh­mens­zie­len ist. Sie ist ein we­sent­li­cher Bau­stein für Mit­ar­bei­ter- und Kun­den­zu­frie­den­heit, Um­sät­ze und das Ri­si­ko­ma­nage­ment. Und sie ist im­mer, egal ob als ma­nu­el­le oder au­to­ma­ti­sier­te Da­ten­er­fas­sung, ein Kos­ten­fak­tor. Die­ser Kos­ten­fak­tor lässt sich durch Di­gi­ta­li­sie­rung und Au­to­ma­ti­sie­rung deut­lich re­du­zie­ren. Das gilt so­wohl für Do­ku­men­ten­be­stän­de (Ein­mal­pro­jek­te) als auch für Do­ku­men­ten­strö­me (Do­ku­men­ten­ein­gän­ge).

Als Un­ter­neh­men pro­fi­tie­ren Sie un­mit­tel­bar von der Da­ten­er­fas­sung durch die er­leich­ter­te In­for­ma­ti­ons­be­schaf­fung: Da­ten aus Do­ku­men­ten­be­stän­den sind für Sie zu­künf­tig je­der­zeit schnell ver­füg­bar und belastbar.

Wir bei in­ser­ve ver­ste­hen das nicht als Fra­ge der Tech­no­lo­gie. Es sei viel­mehr eine Fra­ge des Nut­zens: Je nach Zu­sam­men­set­zung eig­nen sich Do­ku­men­ten­be­stän­de eben bes­ser für ma­nu­el­le oder au­to­ma­ti­sier­te Da­ten­er­fas­sung, mit Re­gel­wer­ken oder Künst­li­cher In­tel­li­genz.

Le­gen Sie in je­dem Fall Stra­te­gie und Pro­jekt­pha­sen der Au­to­ma­ti­sie­rung im Vor­feld fest, da­mit Sie je­der­zeit Ihre Kos­ten-Nut­zen-Ana­ly­se im Blick ha­ben und ent­spre­chend na­vi­gier­fä­hig bleiben.

Nice to know

Struk­tu­rier­te Daten

Da­ten sind für uns bei in­ser­ve struk­tu­rier­te Da­ten, die in struk­tu­rier­ter Form als Da­ten­sät­ze be­reit­ge­stellt wer­den kön­nen. Struk­tu­rier­te Da­ten fin­den sich bei­spiels­wei­se auf Do­ku­men­ten und sind Ka­te­go­rien oder Zah­len­wer­te, die in Da­ten­ban­ken und Ta­bel­len­for­ma­ten ge­spei­chert werden.

Da­ten

Ab­sen­der- und Emp­fän­ger-Da­ten, Ab­sen­der- und Emp­fän­ger-Rol­len, Be­tref­fe, Da­tums­wer­te, Ak­ten- und Schrift­zei­chen, Ver­trags- und Kun­den­num­mern, Be­stell­po­si­tio­nen, Men­gen und Prei­se, Ty­pen-Be­zeich­nun­gen, Bank­ver­bin­dun­gen, Steuer-Nummern

Do­ku­men­te

Rech­nun­gen, Be­stel­lun­gen, Lie­fer­schei­nen, Zoll­do­ku­men­ten, Zeug­nis­sen, An­schrei­ben aus Post­ein­gän­gen di­ver­ser Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le, Kfz-Schei­nen, For­mu­la­ren, Pro­dukt­be­schrei­bun­gen und vie­le mehr …

War­um ist die ma­nu­el­le Er­fas­sung von struk­tu­rier­ten Da­ten so weit verbreitet?

Zwei Grün­de für die nach wie vor wei­te Ver­brei­tung ma­nu­el­ler Da­ten­er­fas­sung tre­ten in den Ge­sprä­chen mit un­se­ren Kun­den und Part­nern im­mer wie­der hervor.

Ge­wohn­heit

Auf den ers­ten Blick ist es sehr un­be­quem, eta­blier­te Work­flows auf­zu­ge­ben, um­zu­stel­len oder neu auf­zu­set­zen. Es be­darf ent­we­der ei­nes in den Bü­chern sicht­ba­ren oder ei­nes im Ar­beits­all­tag spür­ba­ren Eng­pas­ses, da­mit alt­her­ge­brach­te Ver­ar­bei­tun­gen auf den Prüf­stand ge­stellt werden.

Feh­len­des Knowhow

Oft fehlt in Un­ter­neh­men das Wis­sen, wel­che Mög­lich­kei­ten der Ver­ar­bei­tung es gibt. Zu­sätz­lich wird häu­fig da­von aus­ge­gan­gen, dass hier­für erst Fach­kräf­te ein­ge­stellt wer­den müs­sen und es sich um ein lang­wie­ri­ges Pro­jekt handelt.

Ist ma­nu­el­le oder au­to­ma­ti­sier­te Da­ten­er­fas­sung die bes­se­re Lösung?

Ein abs­trak­ter Ver­gleich der Da­ten­er­fas­sung per Hand, Re­gel­werk oder KI ist we­nig sinn­voll. Wir bei in­ser­ve sind über­zeugt: Es gibt hier kein ´schwarz und weiß‚ und kein ´bes­ser und schlech­ter‚. Es gibt nur das pas­sen­de Verfahren.

Vor­tei­le aus bei­den Ver­fah­ren er­folg­reich verbinden

Die Ent­wick­lung im Be­reich der au­to­ma­ti­sier­ten Da­ten­er­fas­sung schrei­tet ra­sant vor­an. Wir bei in­ser­ve ha­ben eine Evo­lu­ti­ons­stu­fe be­reits hin­ter uns ge­las­sen: Wir ver­bin­den die Vor­tei­le aus ma­nu­el­len und au­to­ma­ti­sier­ten Ver­fah­ren und ver­zich­ten schon seit Jah­ren voll­stän­dig auf pro­gram­mier­te Regeln.

KI-ba­sier­te Ver­fah­ren in der in­ser­ve IDP-Platt­form struk­tu­rie­ren den Do­ku­men­ten­be­stand und tren­nen die ent­hal­te­nen Do­ku­men­ten­klas­sen eben­so wie gan­ze Sta­pel in Ein­zel­do­ku­men­te. Ma­nu­el­le Ver­fah­ren er­fas­sen so­wohl hand­schrift­lich aus­ge­füll­te For­mu­la­re, Fra­ge­bö­gen und Zu­sät­ze wie auch re­le­van­te, nicht ma­schi­nen­les­ba­re Dokumente.

Bei der Ver­ar­bei­tung von Ein­zel­pro­jek­ten mit im­mensen Do­ku­men­ten­men­gen un­ter­zie­hen wir bei in­ser­ve die Da­ten mehr­stu­fi­gen Qua­li­täts­kon­trol­len und Va­li­die­run­gen, um ein­wand­freie Er­geb­nis­se für un­se­re Kun­den zu er­zie­len. Aus kun­den­spe­zi­fi­schen Ver­ar­bei­tungs­ket­ten sind Er­ken­nungs­quo­ten von 100 % möglich.

Mehr­wer­te durch Informationsgewinnung

Die Mehr­wer­te der In­for­ma­ti­ons­ge­win­nung aus Do­ku­men­ten­be­stän­den tre­ten spä­tes­tens bei Rechts­strei­tig­kei­ten wie Scha­dens­er­satz­kla­gen deut­lich zu Tage. Doch auch bei in­ter­nen Pro­jek­ten kann die Ar­beit mit be­last­ba­ren Zah­len, an­stel­le von Hoch­rech­nun­gen, für Ge­schäfts­lei­tung, Rechts­ab­tei­lung und Con­trol­ling ver­läss­li­che Ent­schei­dungs­grund­la­gen schaffen.

Nicht im­mer muss da­für gleich der ge­sam­te Ak­ten­be­stand ver­ar­bei­tet wer­den. Die Men­gen aus gro­ßen, kom­ple­xen und his­to­ri­schen Do­ku­men­ten­sta­peln schei­nen oft nicht durch­dring­bar. Zu ei­ner pas­sen­den Au­to­ma­ti­sie­rungs­stra­te­gie ge­hört auch ein res­sour­cen­scho­nen­des Stich­pro­ben-Vor­ge­hen. Hier­zu soll­ten Sie sich vor­ab be­ra­ten las­sen und im­mer im Ein­zel­fall ent­schei­den, wel­ches Vor­ge­hen zu Ih­ren An­for­de­run­gen passt.

Zu­sätz­lich wer­den Ar­chiv-Be­stän­de ober­fläch­lich oft an­ders be­trach­tet als Do­ku­men­ten­strö­me, also fort­lau­fen­de Do­ku­men­ten­ein­gän­ge wie Post­ein­gän­ge. Bei Do­ku­men­ten­strö­men scheint die Da­ten­er­fas­sung im Zuge der Di­gi­ta­li­sie­rung auf den ers­ten Blick kos­ten­ef­fi­zi­en­ter und ver­spricht ei­nen schnel­le­ren Re­turn-on-In­vest­ment (ROI) als bei Ar­chiv­be­stän­den. Doch so pau­schal ist das nicht halt­bar: Be­trach­ten Sie auch hier im­mer das in­di­vi­du­el­le Nut­zungs­sze­na­rio in Ih­rem Haus und die Wert­hal­tig­keit des Einzelfalls.

Ha­ben Sie noch Fra­gen? Spre­chen Sie doch mal mit uns!

Der in­ser­ve Be­ra­tungs­pro­zess ist dar­auf aus­ge­legt, die pas­sen­de Au­to­ma­ti­sie­rungs­stra­te­gie für Ihr Ein­zel­pro­jekt zu fin­den. Ver­ein­ba­ren Sie ein per­sön­li­ches Ge­spräch für eine Kosten-Nutzen-Analyse!

Neh­men Sie Kon­takt auf. Ge­mein­sam fin­den wir her­aus, ob Ihr Pro­jekt ge­eig­net ist, um mit der IDP Platt­form und un­se­ren Ser­vices das für Sie bes­te Er­geb­nis herauszuholen.

Sie wol­len mehr De­tails über die au­to­ma­ti­sier­te Datenerfassung?

Der zwei­te Teil un­se­res Bei­trags „Ma­nu­el­le Da­ten­er­fas­sung vs. au­to­ma­ti­sier­te Da­ten­er­fas­sung (mit KI)“ er­scheint im No­vem­ber. Hier geht es um die Kos­ten-Nut­zen-Ana­ly­se von gro­ßen Einzelprojekten.

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