Klei­ne Ver­trags­än­de­run­gen au­to­ma­ti­siert erfassen

IDP in Ver­si­che­run­gen er­folg­reich einsetzen

An­wen­dungs­fäl­le für die au­to­ma­ti­sier­te Dokumentenverarbeitung

Sie ha­ben von In­tel­li­gent Do­cu­ment Pro­ces­sing oder KI ge­hört und über­le­gen, ob das über­haupt für Sie in Fra­ge kommt? Oder für wel­chen Ge­schäfts­fall Sie In­tel­li­gent Do­cu­ment Pro­ces­sing (IDP) ohne gro­ßen Auf­wand und Kos­ten ein­set­zen kön­nen? Oder ner­ven Sie die re­gel­mä­ßi­gen An­pas­sun­gen an be­stehen­den Ver­trä­gen und Sie möch­ten Ver­trags­än­de­run­gen au­to­ma­ti­siert erfassen?

Heu­te stel­len wir Ih­nen ein paar Sze­na­ri­en vor, bei de­nen IDP ein sehr gu­ter He­bel ist, Ar­beits­ab­läu­fe zu ver­ein­fa­chen und Ihre Pro­zes­se zu be­schleu­ni­gen – ohne gro­ßen Im­ple­men­tie­rungs­auf­wand oder hohe Kos­ten. So kön­nen Sie simp­le, re­gel­mä­ßig an­fal­len­de, klei­ne Än­de­run­gen bei be­stehen­den Ver­trä­gen au­to­ma­ti­siert er­fas­sen und in Ihr Kern­sys­tem übertragen.

Bei­spie­le für Ver­trags­da­ten­än­de­run­gen, die wir au­to­ma­ti­siert erfassen

Nach­fol­gen­dend fin­den Sie Stan­dard­ver­trags­the­men, bei de­nen es auf­grund der ge­rin­gen Häu­fig­keit bis­her oft nicht wirt­schaft­lich war, Ver­trags­da­ten­än­de­run­gen au­to­ma­ti­siert zu erfassen:

• Adress­än­de­run­gen
• Fahr­leis­tungs­an­pas­sun­gen
• Mitfahrer*innen aufnehmen/entfernen
• Bank­da­ten­än­de­run­gen

Hin­zu kom­men sai­so­nal üb­li­che Ver­trags­an­pas­sun­gen, bei de­nen Last­spit­zen durch den Ein­satz von IDP ab­ge­fan­gen und Do­ku­men­te aus un­ter­schied­li­chen Ka­nä­len, idea­ler­wei­se fast so­fort, ver­ar­bei­tet wer­den müssen:

• Ki­lo­me­ter­stands­ab­fra­gen: Um den ak­tu­el­len Ki­lo­me­ter­stand ab­zu­fra­gen, ver­schi­cken Ver­si­che­rer eine gro­ße An­zahl an For­mu­la­ren per Brief­post oder Email an ihre Kun­den. Die­se For­mu­la­re kom­men dem­entspre­chend meis­tens auch per Post oder als Scan zu­rück und er­zeu­gen da­durch rund um den Ak­ti­ons­zeit­punkt Last­spit­zen im Posteingang.
• Kran­ken- und Fa­mi­li­en­ver­si­che­run­gen: Zur Ab­fra­ge von not­wen­di­gen Da­ten (z. B. Ein­kom­men, Schul­zeit der Kin­der etc.) wer­den eben­falls re­gel­mä­ßig For­mu­la­re ver­schickt. In die­sem Zu­sam­men­hang müs­sen häu­fig noch zu­sätz­lich Nach­wei­se in ein Por­tal ge­la­den wer­den (z. B. Ge­burts­ur­kun­de, Ein­kom­mens­nach­wei­se, etc.), aus de­nen Da­ten ex­tra­hiert wer­den müssen.
• Ries­ter-Le­bens­ver­si­che­rung: Es wird jähr­lich ein Zu­la­gen­an­trag be­nö­tigt, die dy­na­misch, je nach Fa­mi­li­en­si­tua­ti­on, un­ter­schied­lich sind. Die­se Do­ku­men­te müs­sen auch ver­ar­bei­tet wer­den, ohne zu­sätz­li­chen Auf­wand im Fach­be­reich zu erzeugen.

Ver­trags­än­de­run­gen au­to­ma­ti­siert er­fas­sen am Bei­spiel Bankdatenänderung

Alle die­se In­for­ma­tio­nen kön­nen mit der IDP-Platt­form au­to­ma­ti­siert aus­ge­le­sen und ver­ar­bei­tet wer­den. Schau­en wir uns das am Bei­spiel von ge­än­der­ten Bank­da­ten ein­mal ge­nau­er an:

Ohne Au­to­ma­ti­sie­rung…

…lan­det ein Do­ku­ment ge­scannt oder als Email im Post­ein­gang und wird zum Sach­be­ar­bei­ter wei­ter­ge­lei­tet. Die­ser passt die Bank­da­ten im Sys­tem ma­nu­ell an. Das kos­tet den Sach­be­ar­bei­ter zwar auf den ers­ten Blick nur we­nig, aber da­für im­mer mal wie­der et­was Zeit. Und be­son­ders wert­schöp­fend ist die­se Art der Tä­tig­keit nicht. In Zei­ten mit ho­her Last kann die­se In­for­ma­ti­on auch mal meh­re­re Tage im Post­ein­gang fest­hän­gen, be­vor sie beim Sach­be­ar­bei­ter über­haupt an­kommt. Da­durch wird die In­for­ma­ti­on mög­li­cher­wei­se erst sehr oder auch zu spät im Sys­tem ver­ar­bei­tet und kann zu Pro­ble­men beim Bank­ein­zug füh­ren, was zu­sätz­li­chen, un­nö­ti­gen Auf­wän­den erzeugt.

Mit Au­to­ma­ti­sie­rung…

… wird ganz vor­ne im Post­ein­gang ein Klas­si­fi­ka­tor ein­ge­baut. Die­ser er­kennt alle SEPA Man­dats­än­de­run­gen oder ein­fa­che Bank­da­ten­än­de­run­gen und lei­tet die­se di­rekt zur Ver­ar­bei­tung in die IDP-Platt­form um – wie auf ei­ner Über­hol­spur. Dort wer­den die re­le­van­ten Da­ten au­to­ma­ti­siert aus­ge­le­sen und di­rekt ans Kern­sys­tem über­mit­telt. So lan­den die­se In­for­ma­tio­nen ohne den Ein­satz von Fach­kräf­ten und ohne gro­ße Zeit­ver­lus­te di­rekt im Sys­tem. Durch die Nut­zung von vor­trai­nier­ten KI-Mo­del­len für sol­che Stan­dard­pro­zes­se ist die Im­ple­men­tie­rung nicht auf­wen­dig. Die IDP-Platt­form lässt sich ein­fach und ohne gro­ße Kos­ten an be­währ­te Pro­zes­se an­do­cken und in be­stehen­de Sys­te­me integrieren.

Fa­zit: Wie wirt­schaft­lich ist der Ein­satz, um Ver­trags­än­de­run­gen au­to­ma­ti­siert zu erfassen?

Bei Ver­trags­än­de­run­gen han­delt es sich meist um klei­ne­re Tä­tig­kei­ten, die zwar re­gel­mä­ßig, aber nicht so häu­fig vor­kom­men, dass sich die auf­wän­di­ge Pro­gram­mie­rung von Re­gel­wer­ken lohnt. Da­durch sind die­se Tä­tig­kei­ten zwar ein­fach zu au­to­ma­ti­sie­ren, aber die Um­set­zung oft nicht wirtschaftlich.

Ma­chi­ne Lear­ning und die IDP-Platt­form än­dern dies maß­geb­lich. Ver­trags­än­de­run­gen au­to­ma­ti­siert er­fas­sen mit ei­ner IDP-Platt­form lässt sich schnell, ein­fach und ohne gro­ße Kos­ten im­ple­men­tie­ren, da die Mo­du­le nicht pro­gram­miert, son­dern mit we­ni­gen Bei­spie­len trai­niert wer­den. In vie­len Fäl­len sind auch vor­trai­nier­te Mo­del­le di­rekt „out-of-the-box“ ver­wend­bar. Die Er­geb­nis­se wei­sen eine hohe Ge­nau­ig­keit und eine nied­ri­ge Feh­ler­quo­te auf. Zu­sätz­lich ver­kür­zen Sie die Be­ar­bei­tungs­zeit er­heb­lich und Ihre Mit­ar­bei­ter wer­den von sich ste­tig wie­der­ho­len­den und we­ni­ge (bis gar­nicht) wert­schöp­fen­den Auf­ga­ben ent­las­tet. Auf die­se Wei­se stei­gern Sie die Pro­duk­ti­vi­tät Ih­rer Mit­ar­bei­ter enorm.

Zu­sam­men­ge­fasst lässt sich da­her sa­gen, dass auch schon bei klei­ne­ren Stan­dard-Ver­trags­the­men eine Au­to­ma­ti­sie­rung mit der IDP-Platt­form wirt­schaft­lich ist. Wir emp­feh­len Ih­nen, di­rekt un­ten ei­nen Ter­min zu bu­chen und wir be­spre­chen ge­mein­sam, wie Ihr Weg in die Au­to­ma­ti­sie­rung mit der IDP-Platt­form aus­se­hen kann.

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Set­zen Sie sich gern mit uns in Ver­bin­dung, dann prü­fen wir die Mach­bar­keit und ge­ben Ih­nen eine kon­kre­te Einschätzung.

Der in­ser­ve Be­ra­tungs­pro­zess ist dar­auf aus­ge­legt, die pas­sen­de Au­to­ma­ti­sie­rungs­stra­te­gie für Ihr Ein­zel­pro­jekt zu fin­den. Ver­ein­ba­ren Sie ein per­sön­li­ches Ge­spräch für eine Kosten-Nutzen-Analyse!

Neh­men Sie Kon­takt auf. Ge­mein­sam fin­den wir her­aus, ob Ihr Pro­jekt ge­eig­net ist, um mit der IDP Platt­form und un­se­ren Ser­vices das für Sie bes­te Er­geb­nis herauszuholen.

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