inserve ist Spezialist im Bereich der Erfassung und Verarbeitung komplexer Datenbestände, vor allem in Kartellschadensersatzverfahren. In zahlreichen Verfahren hat inserve mit dem Service inserve integrity bereits Dokumenten- und Datenbestände für Rechtsanwälte und ökonomischen Experten aufbereitet. Neben der vollständigen Extraktion von Transaktionsdaten aus großen Mengen von Dokumenten („Bottom Up“), nimmt die sorgfältige, effiziente Überprüfung und Korrektur bereits vorhandener Datenbestände gegen die zugrunde liegende Dokumentenbasis („Top Down“), als Unterstützung zum klassischen Document Review in der Kanzlei, mit unserer Hilfe zu.
Herausforderung: Überprüfung und Korrektur vorhandener Datenbestände
Die Anforderungen an die Genauigkeit der Datenbasis sind durch Rechtsprechung und vehemente Gegenwehr der Beklagten gestiegen. Aufgrund dessen steigt die Nachfrage hinsichtlich der Validierung der Datenbestände. Wird ein Datenbestand per Hand erfasst (z.B. in der Buchhaltung von Mandanten), kommt es trotz größter Sorgfalt unausweichlich zu bestimmten Fehlern, wie Zahlendrehern, Tippfehlern, Zeilenverwechslungen etc.
Zur Aufdeckung dieser Fehler, wird im klassischen Document Review Verfahren viel Zeit aufgewendet, um Werte visuell abzugleichen und auf Plausibilität zu prüfen. Dennoch werden auch bei diesen zeit- und kostenintensiven Kontrollen bei Weitem nicht alle Fehler erkannt. Aus diesem Grund gehen Gutachter und Rechtsanwälte dazu über, einen Datenbestand doppelt zu erfassen und die Ergebnisse abzugleichen, um möglichst alle Fehler zu identifizieren. Dieser Doppelaufwand für die händische Kontrolle oder händische Zweiterfassung muss nicht sein.
Ergebnis: Präzise Datenbasis durch Automatisierung
inserve kann neben der präzisen Ersterfassung auch die Validierung bereits erfasster Datenbestände vollständig übernehmen und erzielt hierbei eine Präzision, die einer menschlichen Kontrolle weit überlegen ist.
Der Vorgang der Validierung erfolgt nach dem Document Review Prinzip: Zunächst werden, die meist in Tabellen bereits erfassten Werte und die dazugehörigen Belege (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Leasingverträge etc.) im inserve-System eingelesen. Im zweiten Schritt werden die Bezüge zwischen den Dokumenten und den einzelnen Datensätzen je Transaktion hergestellt. Im dritten Schritt wird nunmehr hinsichtlich der Übereinstimmung der erfassten Werte, mit denen aus dem ursprünglichen Dokument geprüft und validiert. Über die sogenannte Konfidenz (Sicherheit, Wahrscheinlichkeit) kann außerdem die Qualität der Übereinstimmung zwischen tabellarischen Daten und Dokumenten direkt nachvollzogen werden. Unsichere Verknüpfungen können gezielt ermittelt und überprüft werden.
Mehrwert: Nachvollziehbare Verlinkung zwischen extrahierten Werten und Belegen
Als Arbeitsergebnis erhalten unsere Kunden eine Transaktionsliste in der klar markiert ist, welche Informationen sich in den Dokumenten belegen lassen und über die sich die Ursprungsdokumente mittels Hyperlinks öffnen lassen. Diese Art der Aufbereitung stellt einen großen Mehrwert bei der Weiterbearbeitung durch Mandanten, Rechtsanwälte und ökonomische Gutachter dar, denn sie können jederzeit im Ursprungsdokument nachvollziehen, woher sich die erfassten Werte ergeben. Die sehr gute Nachvollziehbarkeit unterstützt auch bei der Überzeugung des Gerichts, denn während des Prozesses können die vorgetragenen Werte jederzeit in den Belegen nachgewiesen werden.
Fazit: hochpräzise, automatisierte Validierung mit eindeutiger Nachvollziehbarkeit
Durch die automatisierte Überprüfung von Transaktionslisten durch inserve ergeben sich entscheidende Vorteile:
- Ressourcensparend, denn zeitintensiver Prüfungsaufwand für Rechtsanwälte und ökonomische Gutachter entfällt.
- Präzise Datenbasis, denn es werden deutlich mehr fehlerhafte Bezüge identifiziert, als bei einer menschlichen Überprüfung.
- Ganzheitlicher Überblick, denn bei dem Validierungsprozess erfolgt eine vollständige Neustrukturierung und Aufbereitung des Datenbestands.
- Als Arbeitsergebnis werden alle überprüften Werte tabellarisch mit den Angaben in dem Ursprungsdokument verknüpft.
- Die sehr gute Nachvollziehbarkeit trägt maßgeblich zur Substantiierung der Klageschrift und Überzeugung des Gerichts bei.