KI – meets – HR

Di­gi­ta­le Personalakten

Ver­pas­sen Sie kei­ne Fris­ten mehr, grei­fen Sie von über­all und je­der­zeit auf Ihre Per­so­nal­ak­ten zu.

Mit di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­ten Auf­be­wah­rungs- und Lösch­fris­ten fest im Blick und ma­xi­ma­le Fle­xi­bi­li­tät für Ihre HR-Mitarbeiter

IDP Platt­form: Do­ku­men­te tren­nen, klas­si­fi­zie­ren & Da­ten extrahieren

Sie wol­len von den Vor­tei­len di­gi­ta­ler Per­so­nal­ak­ten pro­fi­tie­ren? Aber Sie möch­ten nicht an die gan­zen Ak­ten- und Pa­pier­ber­ge den­ken, die dazu ma­nu­ell vor­be­rei­tet, ein­ge­scannt und an­schlie­ßend hän­disch zu­ge­ord­net wer­den müs­sen? Wir au­to­ma­ti­sie­ren die Vor­be­rei­tung, Aus­wer­tung und Zu­ord­nung der Ak­ten­in­hal­te für Sie. Mit der KI-ba­sier­ten in­ser­ve In­tel­li­gent Do­cu­ment Pro­ces­sing Platt­form (IDP) be­schleu­ni­gen und au­to­ma­ti­sie­ren Sie Ih­ren Di­gi­ta­li­sie­rungs­pro­zess. Wir klas­si­fi­zie­ren Ihre Do­ku­men­te und ex­tra­hie­ren dar­aus die Fach­da­ten, wie z.B. Auf­be­wah­rungs- und Lösch­fris­ten ein­zel­ner Do­ku­men­te oder Da­tums­wer­te für ge­setz­lich Fort­bil­dungs­fris­ten von vor­lie­gen­den Zer­ti­fi­ka­ten. Durch den kom­bi­nier­ten Ein­satz meh­re­rer KI- bzw. Ma­chi­ne Lear­ning-Me­tho­den kann mit deut­lich we­ni­ger Auf­wand mehr Qua­li­tät bei der Di­gi­ta­li­sie­rung von Per­so­nal­ak­ten er­reicht werden.

Full Ser­vice in Zu­sam­men­ar­beit mit dem Di­gi­ta­li­sie­rungs­dienst­lei­ter Ih­res Ver­trau­ens oder ei­nem Part­ner aus une­rem Netzwerk

Auf Wunsch küm­mern wir uns im Full Ser­vice um den ge­sam­ten Pro­zess und spre­chen di­rekt mit den be­tei­lig­ten Dienst­leis­tern. Wir ar­bei­ten ent­we­der mit Ih­rem Scan­dienst­leis­ter zu­sam­men, oder wenn Sie noch kei­nen Scan­dienst­leis­ter ha­ben, ver­net­zen wir Sie gern mit un­se­ren be­währ­ten und in dem Be­reich er­fah­re­nen Part­nern aus un­se­rem Netzwerk.

Die Ein­füh­rung und Nut­zung er­for­dert kein mehr­jäh­ri­ges Pro­jekt und nur ver­gleichs­wei­se ge­rin­ge In­ves­ti­tio­nen. Mit leis­tungs­fä­hi­gen, ser­vice­ori­en­tier­ten Ar­chi­tek­tu­ren wie der in­ser­ve-Platt­form las­sen sich Di­gi­ta­li­sie­rungs­pro­zes­se für Per­so­nal und an­de­re Ak­ten in kur­zer Zeit au­to­ma­ti­sie­ren. So kön­nen Sie schon bald von den Vor­tei­len di­gi­ta­ler Per­so­nal­ak­ten profitieren.

Vor­tei­le di­gi­ta­ler Personalakten

Stand­ortu­n­ab­hän­gig

Ihre Mit­a­bei­ter sind ma­xi­mal fle­xi­bel in der Ar­beits­platz­wahl und kön­nen von über­all auf die Da­ten zugreifen.

Fris­ten im Blick

Be­hal­ten Sie je­der­zeit den vol­len Über­blick über Auf­be­wah­rungs- und Löschfristen.

Platz­spa­ren

Spa­ren Sie Platz und Res­sour­cen für die Auf­be­wah­rung der Papierakten.

Zeit­er­spar­nis

Je­der­zeit schnell aus­kunfts­fä­hig, kein lan­ges Su­chen von In­for­ma­tio­nen mehr.

IDP Lösung

Ihre Her­aus­for­de­run­gen
Gro­ße Do­ku­men­ten­men­gen auf­wen­dig vor­be­rei­ten und zuordnen

Scan- und Di­gi­ta­li­sie­rungs­dienst­leis­ter über­füh­ren Ihre phy­si­sche und elek­tro­ni­sche Per­so­nal­ak­ten in struk­tu­rier­te In­for­ma­tio­nen. Aber sind die Pa­pier­ak­ten so ein­fach ohne wei­te­res zu di­gi­ta­li­sie­ren und kön­nen Ihre Sys­te­me die ex­tra­hier­ten In­for­ma­tio­nen jetzt schon ver­ar­bei­ten und al­lei­ne zuordnen? 

In Di­gi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­ten sind meist zu­sätz­li­che, ma­nu­el­le Auf­wän­de not­wen­dig – häu­fig je­doch hö­her als nö­tig. HR-Mit­ar­bei­ter ver­wen­den wert­vol­le Zeit, ein­zel­ne In­for­ma­tio­nen hän­disch zu su­chen, um die Do­ku­men­te für die Di­gi­ta­li­sie­rung vor­zu­be­rei­ten. Nach­dem die Da­ten ge­scannt und im­por­tiert wur­den, ord­net der HR-Mit­ar­bei­ter die Da­ten noch der je­wei­li­gen Per­son und dem Re­gis­ter zu – was wie­der zu­sätz­li­chen Auf­wand be­deu­tet. Erst dann sind Ver­trags­un­ter­la­gen, Wei­ter­bil­dungs­zer­ti­fi­ka­te und alle an­de­ren Per­so­nal­da­ten je­der­zeit stand­ortu­n­ab­hän­gig verfügbar.

Un­se­re Lö­sung
Au­to­ma­ti­sie­rung mit der in­ser­ve IDP Plattform

Au­to­ma­ti­sie­ren Sie ein­zel­ne Schrit­te auf dem Weg zur di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te. Un­se­re IDP Platt­form un­ter­stützt Sie in der Vor­be­rei­tung der Ak­ten bei der Tren­nung und Klas­si­fi­ka­ti­on der Do­ku­men­te eben­so, wie an­schlie­ßend bei der Da­ten­ex­tra­ti­on. Der Schlüs­sel zur Au­to­ma­ti­sie­rung liegt in der Nut­zung ler­nen­der Sys­te­me an­stel­le um­fang­rei­cher Re­gel­wer­ke: Durch Trai­ning statt Pro­gram­mie­rung mit Hil­fe von KI las­sen sich so un­schlag­bar hohe Er­ken­nungs­ra­ten er­rei­chen – und zwar schnell, an­pas­sungs­fä­hig und kosteneffizient. 

Ma­nu­el­le Ar­beits­schrit­te, die bis­her vor der Di­gi­ta­li­sie­rung statt­fin­den, kön­nen mit Hil­fe un­se­rer IDP Platt­form au­to­ma­ti­siert wer­den. Das führt zu Ent­las­tung der Scan­vor­be­rei­tung und Kos­ten­sen­kung. Zu­sätz­lich sorgt die hohe Er­ken­nungs­qua­li­tät der KI für we­ni­ger Auf­wand und Kos­ten bei der ma­nu­el­len Nach­be­rei­tung. Das wie­der­um ent­las­tet Ihre Fach­kräf­te und be­sei­tigt dor­ti­ge Kapazitätenengpässe.

Bei ei­nem Stan­dard­pro­jekt kön­nen bei­spiels­wei­se in ei­ner 14-tä­gi­gen Vor­be­rei­tungs­zeit 200 Ak­ten vor­trai­niert wer­den. Im lau­fen­den Pro­jekt wer­den dann um die 1.000 Akte pro Wo­che verarbeitet.

Stan­dard­do­ku­men­ten­klas­sen

Ar­beits- und Aufhebungsvertrag

Kün­di­gung

Be­wer­bung

Ge­burts­ur­kun­de

Lohn­ab­rech­nung

Lohn­steu­er­do­ku­ment

Mit­glied­be­schei­ni­gung Sozialversicherung

Ster­be­ur­kun­de

Teil­nah­me­be­stä­ti­gung

In­di­vi­du­el­le Dokumentenklassen

An­la­gen zum Arbeitsvertrag

Ar­beits­ver­trags­än­de­run­gen

Mit­ar­bei­ter­be­ur­tei­lun­gen

Per­so­nal­stamm­blatt

Kfz Über­las­sungs­do­ku­men­te

Un­ter­rich­tung Betriebsrat

Ar­beit­ge­ber­zeug­nis

Ab­mah­nun­gen

Aters­vor­sor­ge

Per­so­nal­an­for­de­run­gen

For­dern Sie jetzt Ihre per­sön­li­che Pro­dukt­de­mo an!

Sie möch­ten die In­for­ma­tio­nen aus ver­schie­de­nen Do­ku­men­te und Da­tei­en schnell, ef­fi­zi­ent und au­to­ma­ti­siert ver­ar­bei­ten? Wir zei­gen Ih­nen, wie sich mit un­se­rer ki-ba­sier­ten Platt­form selbst Do­ku­men­te mit ge­rin­ger Struk­tur und kom­ple­xen fach­li­chen An­for­de­run­gen zeit­spa­rend ver­ar­bei­ten und ana­ly­sie­ren lassen.

KI An­wen­dungs­fäl­le für HR-Ab­tei­lun­gen ne­ben di­gi­ta­len Personalakten

Ak­ten­di­gi­ta­li­sie­rung

  • Tren­nung, Klas­si­fi­zie­rung, In­di­zie­rung und Da­ten­ex­trak­ti­on von ge­scann­ten Akten
  • An­pass­bar an in­di­vi­du­el­le An­for­de­run­gen der Personalakten
  • Wir ar­bei­ten ent­we­der mit Ih­rem Scan­dienst­leis­ter zu­sam­men oder su­chen und küm­mern uns im Full Ser­vice selbst um ei­nen er­fah­re­nen Scandienstleister

Post­ein­gangs­ver­ar­bei­tung

  • Do­ku­men­ten­tren­nung von ein­ge­hen­den Sen­dun­gen und Stapeln
  • Klas­si­fi­ka­ti­on von Be­le­gar­ten und Do­ku­men­ten­ty­pen, be­son­ders in kom­ple­xen Posteingängen
  • Ex­trak­ti­on von kun­den­in­di­vi­du­el­len Fachdaten

Rech­nungs­ein­gangs­ver­ar­bei­tung

  • Iden­ti­fi­ka­ti­on von Rechnungen
  • Er­ken­nung von Kopf- und Fuß­da­ten der Rechnungen
  • Ex­trak­ti­on von Positionsdaten
  • Lo­gi­sche Va­li­die­rung der Rechnungsinhalte

Do­ku­men­ten­ana­ly­se

  • Au­to­ma­ti­sche Struk­tu­rie­rung gro­ßer Do­ku­men­ten­men­gen an­hand op­ti­scher und text­li­cher Merk­ma­le (Clus­te­ring)

Di­gi­ta­li­sie­rung von Per­so­nal­ak­ten – Au­to­ma­ti­sie­rung mit KI

In die­sem Ar­ti­kel er­fah­ren Sie, wie­so die Di­gi­ta­li­sie­rung von Ih­ren Per­so­nal­ak­ten mit­hil­fe von KI deut­lich schnel­ler und bes­ser geht.

Fle­xi­ble Ser­vice- und Be­triebs­op­tio­nen beim Ein­satz von KI di­gi­ta­ler Personalakten

Full Ser­vice

Ma­na­ged Service

Soft­ware as a Service

On Pre­mi­se

Pri­va­te & Pu­blic Cloud

Die Vor- und Nach­tei­le je­der Op­ti­on be­spre­chen wir gern aus­führ­lich mit Ih­nen und fin­den die für Sie pas­sen­de Lö­sung. Er­hal­ten Sie mehr In­for­ma­tio­nen zu un­se­ren Ser­vices oder neh­men Sie di­rekt mit uns Kon­takt auf.

Ger­ne ste­hen wir Ih­nen für Ihre Fra­gen zur Verfügung

Mit dem On­line-Tool Calend­ly kön­nen Sie di­rekt on­line Ih­ren Wunsch­ter­min wäh­len. Bu­chen Sie noch heu­te Ihre 30-mi­nü­ti­ge Be­spre­chung bei un­se­rer IDP-Ex­per­tin Chris­tia­ne Tetz­ner und er­hal­ten Sie eine Ka­len­der-Ein­la­dung mit Zu­gangs­link zu Ih­rer per­sön­li­chen Teams-Besprechung.

Christiane Tetzner

Chris­tia­ne Tetzner

IDP Ex­per­tin

mail ctetzner@inserve.de
fon +49 511 936 857 67