KI – meets – HR
Digitale PersonalaktenVerpassen Sie keine Fristen mehr, greifen Sie von überall und jederzeit auf Ihre Personalakten zu.
Mit digitalen Personalakten Aufbewahrungs- und Löschfristen fest im Blick und maximale Flexibilität für Ihre HR-Mitarbeiter
IDP Plattform: Dokumente trennen, klassifizieren & Daten extrahieren
Sie wollen von den Vorteilen digitaler Personalakten profitieren? Aber Sie möchten nicht an die ganzen Akten- und Papierberge denken, die dazu manuell vorbereitet, eingescannt und anschließend händisch zugeordnet werden müssen? Wir automatisieren die Vorbereitung, Auswertung und Zuordnung der Akteninhalte für Sie. Mit der KI-basierten inserve Intelligent Document Processing Plattform (IDP) beschleunigen und automatisieren Sie Ihren Digitalisierungsprozess. Wir klassifizieren Ihre Dokumente und extrahieren daraus die Fachdaten, wie z.B. Aufbewahrungs- und Löschfristen einzelner Dokumente oder Datumswerte für gesetzlich Fortbildungsfristen von vorliegenden Zertifikaten. Durch den kombinierten Einsatz mehrerer KI- bzw. Machine Learning-Methoden kann mit deutlich weniger Aufwand mehr Qualität bei der Digitalisierung von Personalakten erreicht werden.
Full Service in Zusammenarbeit mit dem Digitalisierungsdienstleiter Ihres Vertrauens oder einem Partner aus unserem Netzwerk
Auf Wunsch kümmern wir uns im Full Service um den gesamten Prozess und sprechen direkt mit den beteiligten Dienstleistern. Wir arbeiten entweder mit Ihrem Scandienstleister zusammen, oder wenn Sie noch keinen Scandienstleister haben, vernetzen wir Sie gern mit unseren bewährten und in dem Bereich erfahrenen Partnern aus unserem Netzwerk.
Die Einführung und Nutzung erfordert kein mehrjähriges Projekt und nur vergleichsweise geringe Investitionen. Mit leistungsfähigen, serviceorientierten Architekturen wie der inserve-Plattform lassen sich Digitalisierungsprozesse für Personal und andere Akten in kurzer Zeit automatisieren. So können Sie schon bald von den Vorteilen digitaler Personalakten profitieren.
Vorteile digitaler Personalakten
Standortunabhängig
Ihre Mitabeiter sind maximal flexibel in der Arbeitsplatzwahl und können von überall auf die Daten zugreifen.
Fristen im Blick
Behalten Sie jederzeit den vollen Überblick über Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Platzsparen
Sparen Sie Platz und Ressourcen für die Aufbewahrung der Papierakten.
Zeitersparnis
Jederzeit schnell auskunftsfähig, kein langes Suchen von Informationen mehr.

Ihre Herausforderungen
Große Dokumentenmengen aufwendig vorbereiten und zuordnen
Scan- und Digitalisierungsdienstleister überführen Ihre physische und elektronische Personalakten in strukturierte Informationen. Aber sind die Papierakten so einfach ohne weiteres zu digitalisieren und können Ihre Systeme die extrahierten Informationen jetzt schon verarbeiten und alleine zuordnen?
In Digitalisierungsprojekten sind meist zusätzliche, manuelle Aufwände notwendig – häufig jedoch höher als nötig. HR-Mitarbeiter verwenden wertvolle Zeit, einzelne Informationen händisch zu suchen, um die Dokumente für die Digitalisierung vorzubereiten. Nachdem die Daten gescannt und importiert wurden, ordnet der HR-Mitarbeiter die Daten noch der jeweiligen Person und dem Register zu – was wieder zusätzlichen Aufwand bedeutet. Erst dann sind Vertragsunterlagen, Weiterbildungszertifikate und alle anderen Personaldaten jederzeit standortunabhängig verfügbar.
Unsere Lösung
Automatisierung mit der inserve IDP Plattform
Automatisieren Sie einzelne Schritte auf dem Weg zur digitalen Personalakte. Unsere IDP Plattform unterstützt Sie in der Vorbereitung der Akten bei der Trennung und Klassifikation der Dokumente ebenso, wie anschließend bei der Datenextraktion. Der Schlüssel zur Automatisierung liegt in der Nutzung lernender Systeme anstelle umfangreicher Regelwerke: Durch Training statt Programmierung mit Hilfe von KI lassen sich so unschlagbar hohe Erkennungsraten erreichen – und zwar schnell, anpassungsfähig und kosteneffizient.
Manuelle Arbeitsschritte, die bisher vor der Digitalisierung stattfinden, können mit Hilfe unserer IDP Plattform automatisiert werden. Das führt zu Entlastung der Scanvorbereitung und Kostensenkung. Zusätzlich sorgt die hohe Erkennungsqualität der KI für weniger Aufwand und Kosten bei der manuellen Nachbereitung. Das wiederum entlastet Ihre Fachkräfte und beseitigt dortige Kapazitätenengpässe.
Bei einem Standardprojekt können beispielsweise in einer 14-tägigen Vorbereitungszeit 200 Akten vortrainiert werden. Im laufenden Projekt werden dann um die 1.000 Akte pro Woche verarbeitet.
Fordern Sie jetzt Ihre persönliche Produktdemo an!
Sie möchten die Informationen aus verschiedenen Dokumente und Dateien schnell, effizient und automatisiert verarbeiten? Wir zeigen Ihnen, wie sich mit unserer ki-basierten Plattform selbst Dokumente mit geringer Struktur und komplexen fachlichen Anforderungen zeitsparend verarbeiten und analysieren lassen.
KI Anwendungsfälle für HR-Abteilungen neben digitalen Personalakten
Aktendigitalisierung
- Trennung, Klassifizierung, Indizierung und Datenextraktion von gescannten Akten
- Anpassbar an individuelle Anforderungen der Personalakten
- Wir arbeiten entweder mit Ihrem Scandienstleister zusammen oder suchen und kümmern uns im Full Service selbst um einen erfahrenen Scandienstleister
Posteingangsverarbeitung
- Dokumententrennung von eingehenden Sendungen und Stapeln
- Klassifikation von Belegarten und Dokumententypen, besonders in komplexen Posteingängen
- Extraktion von kundenindividuellen Fachdaten
Rechnungseingangsverarbeitung
- Identifikation von Rechnungen
- Erkennung von Kopf- und Fußdaten der Rechnungen
- Extraktion von Positionsdaten
- Logische Validierung der Rechnungsinhalte
Dokumentenanalyse
- Automatische Strukturierung großer Dokumentenmengen anhand optischer und textlicher Merkmale (Clustering)
Flexible Service- und Betriebsoptionen beim Einsatz von KI digitaler Personalakten
Full Service
Managed Service
Software as a Service
On Premise
Private & Public Cloud
Die Vor- und Nachteile jeder Option besprechen wir gern ausführlich mit Ihnen und finden die für Sie passende Lösung. Erhalten Sie mehr Informationen zu unseren Services oder nehmen Sie direkt mit uns Kontakt auf.
Gerne stehen wir Ihnen für Ihre Fragen zur Verfügung
Mit dem Online-Tool Calendly können Sie direkt online Ihren Wunschtermin wählen. Buchen Sie noch heute Ihre 15-minütige Besprechung bei Dietmar Neidig und erhalten Sie eine Kalender-Einladung mit Zugangslink zu Ihrer persönlichen Teams-Besprechung.
