Veränderungen im Leben:
Wie sie als Versicherung Meldebögen automatisieren und relevante Parameter schnell erfassen
„Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung“, sagte der griechische Philosoph Heraklit schon vor zweieinhalbtausend Jahren. Manche Veränderungen haben dabei auch Auswirkungen auf bereits abgeschlossene Versicherungsverträge, wenn sich das zu versichernde Risiko ändert. Da die Prämien immer auf Basis der vorliegenden Parameter des versicherten Objektes berechnet werden, können sich mit den Veränderungen auch die Prämien im Laufe der Zeit ändern. Ein einfaches Beispiel sind die gefahrenen Kilometer pro Jahr für die Kfz-Versicherung. In Zeiten von viel Home-Office sind auch die gefahrenen Kilometer gesunken. Inzwischen fahren die meisten Arbeitnehmer wieder mehr ins Büro. Dadurch reichen die fürs Home-Office angepassten Kilometer pro Jahr nicht mehr aus und müssen wieder hochgesetzt werden – wenn der Kunde dran denkt…
Da solche Meldungen im Alltag schnell untergehen, verschicken Versicherungen regelmäßig Meldebögen, die den aktuellen Status für versicherte Objekte abfragen. Dementsprechend werden die Versicherungsprämien angepasst bzw. neu berechnet. Dies schützt auch den Versicherungsnehmer im Schadensfall davor, unterversichert zu sein.
Doch was bedeutet das für den Posteingang der Versicherung, wenn zu einem bestimmten Stichtag eine große Menge von den ausgefüllten Meldebögen im Posteingang landen und erfasst werden müssen? Richtig, wieder ein Post Stau. Auch hier ist die KI-basierte IDP-Plattform eine sehr gute Lösung, um eingehende Meldebögen zu automatisieren und schneller zu erfassen.
Warum ändern sich Versicherungsprämien?
Dass Versicherungen ihre Prämien auf Basis der Parameter des versicherten Objektes kalkulieren, ist erstmal einleuchtend. Denn:
- Je mehr Kilometer ein Versicherungsnehmer fährt, desto höher ist das Unfallrisiko.
- Je mehr Wohneinheiten eine Hausverwaltung betreut, desto größer ist das Risiko eines Haftpflichtfalls.
- Je mehr Mitarbeiter oder Baumaschinen ein Handwerksbetrieb hat, desto größer ist auch hier die Wahrscheinlichkeit für den Eintritt eines Versicherungsfalls.
Im Laufe der Zeit ändern sich einige dieser Parameter. Ob es die Mitarbeiter sind, die kommen und gehen oder neue Maschinen, die angeschafft werden. Und nicht immer wird der vertraglichen Obliegenheit nachgekommen, die Veränderungen selbstständig zu melden. Kraftfahrt- und Haftpflichtversicherungen, aber auch bspw. Rechtsschutzversicherung und andere Sparten versenden daher regelmäßig Meldebögen, um die konkreten Parameter abzufragen. Die Antworten auf den Meldebögen sind entscheidend für die Berechnung der Prämie. Daher ist den Versicherungen daran gelegen, diese Meldebögen schnell und sauber auszuwerten. Und was liegt da näher, als die Meldebögen zu automatisieren?

Warum werden Meldebögen bisher oft nicht automatisiert erfasst?
Natürlich können solche Meldebögen elektronisch verschickt werden. Da aber oft keine E‑Mailadresse vorliegt oder eine händische Unterschrift verlangt wird, werden die Meldebögen häufig noch auf Papier versandt. Folglich kommen viele auf Papier und handschriftlich ausgefüllt zurück – meist gebündelt zum vorgegebenen Stichtag. Das bedeutet für den Posteingang der Versicherung einen enormen Lastanstieg rund um den Abgabetermin. Zusätzlich sind die Meldebögen unterschiedlich gut ausgefüllt. Zugegeben sind nicht alle Meldebögen logisch aufgebaut, was die Kreativität beim Ausfüllen beflügelt. Es werden von der Ist-Anzahl abweichende Soll-Zahlen angegeben, aber ein Kreuzchen für keine Veränderung gesetzt. Oder es wird angegeben, dass sich die Anzahl verändert hat, diese wird aber nicht beziffert und und und.
Zusätzlich kommen 80 % der Meldebögen mit dem Vermerk „keine Änderungen“ korrekt ausgefüllt zurück. Eigentlich schnell zu erledigen, aber auch diese Meldebögen verursachen Aufwand. Sie müssen, aufgrund des handschriftlichen Kreuzes, erstmal als ebendiese „ohne Bearbeitung » gleich ablegen“ erkannt werden.
Wir haben hier also eine Kombination aus:
- Hohe Last
- Hoher Anteil manueller Erfassungstätigkeiten aufgrund von
- Handschrift
- schlechter Scans
- geringem Wirtschaftlichkeitspotenzial zur herkömmlichen Automatisierung
- Hoher Aufwand für die manuelle Erfassung aufgrund
- teilweise dynamischer Meldebögen, je nachdem ob Bagger, Schwimmbäder, Mitarbeitende oder alles zusammen abgefragt wird
- vieler Datenfelder, die zu erfassen sind
- Hoher Anteil der zu bearbeitenden Dokumente ohne echten „Nutzwert“ (weil keine Änderungen vorliegen)
Eine hohe Last in Kombination mit hohem manuellem Aufwand bei gleichzeitig einem geringen Mehrwert, den gut ausgebildete Mitarbeiter zum Prozess beitragen können, schreit förmlich nach Automatisierung. Diese scheitert bei den genannten Fragebögen oder Meldebögen oft an der Machbarkeit durch die handschriftlichen Elemente und die geringe Wirtschaftlichkeit aufgrund der oft vergleichsweise geringen Menge.

Die Lösung, um Meldebögen zu automatisieren, heißt einmal mehr kurz „KI“
Ein Hinderungsgrund für eine Automatisierung ist oft der hohe Anteil handschriftlicher Kreuze, Unterschriften oder Anmerkungen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ansätzen nutzen Methoden aus dem Bereich Machine Vision die Bildinformationen, um Muster auf Dokumenten zu erkennen.
Bei der inserve nutzen wir ein Verfahren, dass wir „Object Detection“ nennen. Dabei wird die KI trainiert, bestimmte optische Merkmale auf Dokumenten (bzw. Bildern) zu erkennen. Die Maschine lernt, Ankreuzfelder oder Check Boxes optisch zu erkennen. Ferner lernen die KI-Modelle, zu unterscheiden, ob die Felder angekreuzt wurden. Genauso kann man die KI trainieren zu erkennen, ob das Formular unterschrieben ist oder handschriftliche Anmerkungen vorgenommen wurden.
Handschriftliches dann auch noch zu „lesen“, also den Inhalt zu erkenne, war bisher oft eine Herausforderung (teilweise selbst für Menschen). Nachdem handschriftliche Informationen erstmal als solche durch die Object Detection identifiziert wurden, können in einer modernen IDP-Plattform Spezial-OCR-Produkte integriert werden, die gezielt Handschrift erkennen und lesen. In einer modernen IDP-Plattform können solche Modelle ohne weitere Programmierung in den Gesamtprozess im Input Management integriert werden.
Die genannten Komponenten in Kombination machen den Unterschied: Erkennen der relevanten Felder, Objekte oder Bereiche auf einer Seite und dann das maschinelle Auslesen der Informationen. Damit lässt sich die Verarbeitung solcher Fragebögen oder Meldebögen sehr schnell und einfach im Input Management umsetzen. Und das ganz ohne Programmierung – nur durch Training.
Warum sich wirtschaftlich lohnt Meldebögen zu automatisieren
Der häufigste Grund für eine fehlende Wirtschaftlichkeit sind zu hohe Investitionskosten im Vergleich zur verarbeitenden Menge. Aufgrund der eingangs genannten Herausforderungen ist der Umsetzungsaufwand im vorliegenden Fall oft größer als bei Standardformularen oder der einfachen Erkennungen.
Hauptgrund für den hohen Umsetzungsaufwand bei herkömmlichen Ansätzen ist die hohe Komplexität der Dokumente. Denn für jede mögliche Kombination muss ein eigenes Regelwerk programmiert werden. Teilt man den Aufwand für Spezifikation, Umsetzung und Test durch die zu verarbeitenden Seiten, ist die Wirtschaftlichkeit schnell widerlegt.
Bei der Automatisierung mit einer KI-basierten IDP-Plattform werden die Aufgaben direkt vom Fachexperten trainiert und nicht programmiert. Durch Anklicken wird dem System jede Entscheidung beigebracht. Für einen typen Fragebogen ist dies in weniger als einer Stunde erledigt!
Durch die effiziente Umsetzung durch Training statt Programmierung rechnet sich die Automatisierung oft bereits bei wenigen hundert Dokumenten. Eine Lösung, die alle Funktionsschritte vom Dokumenteneingang bis zur Fachdatenextraktion und Bereitstellung an Folgesysteme unterstützt, ist die IDP von inserve!

Fazit: Geringer Umsetzungsaufwand und hohe Automatisierungsrate für Meldebögen
Eine moderne IDP-Plattform bringt alle Voraussetzungen für einen geringen Umsetzungsaufwand bei gleichzeitig hoher Automatisierungsrate mit. Dadurch wird der Einsatz von IDP auch bei geringen Volumen, wie Frage- und Meldebögen wirtschaftlich interessant – fast schon zwingend.
Profitieren Sie davon, dass:
- Rückstände im Posteingang vermieden werden.
- ein großer Teil der Meldebögen dunkel verarbeitet wird.
- Ihre Mitarbeiter sich nicht mehr mit Dokumenten beschäftigen müssen, die keine Änderungen haben.
- diese Mitarbeiter dadurch für andere Aufgaben zur Verfügung stehen.
- die Verarbeitung der Meldebögen maximal automatisiert wurde.
- Rechnungen aufgrund der Automatisierung schneller versendet werden.
Bestehende, seit vielen Jahren etablierte Prozesse müssen nicht angefasst werden, um bereits im Input Management Meldebögen zu automatisieren. Es bedarf keiner aufwändigen, langwierigen Integration in die IT-Landschaft oder bestehender Systeme. Es ist ein kleiner Schritt zur Optimierung, der schnell umgesetzt werden kann.

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