Au­to­ma­ti­sie­rung von Mel­de­bö­gen im In­put Management

Ver­än­de­run­gen im Leben:

Wie sie als Ver­si­che­rung Mel­de­bö­gen au­to­ma­ti­sie­ren und re­le­van­te Pa­ra­me­ter schnell erfassen

„Die ein­zi­ge Kon­stan­te im Le­ben ist die Ver­än­de­rung“, sag­te der grie­chi­sche Phi­lo­soph He­ra­klit schon vor zwei­ein­halb­tau­send Jah­ren. Man­che Ver­än­de­run­gen ha­ben da­bei auch Aus­wir­kun­gen auf be­reits ab­ge­schlos­se­ne Ver­si­che­rungs­ver­trä­ge, wenn sich das zu ver­si­chern­de Ri­si­ko än­dert. Da die Prä­mi­en im­mer auf Ba­sis der vor­lie­gen­den Pa­ra­me­ter des ver­si­cher­ten Ob­jek­tes be­rech­net wer­den, kön­nen sich mit den Ver­än­de­run­gen auch die Prä­mi­en im Lau­fe der Zeit än­dern. Ein ein­fa­ches Bei­spiel sind die ge­fah­re­nen Ki­lo­me­ter pro Jahr für die Kfz-Ver­si­che­rung. In Zei­ten von viel Home-Of­fice sind auch die ge­fah­re­nen Ki­lo­me­ter ge­sun­ken. In­zwi­schen fah­ren die meis­ten Ar­beit­neh­mer wie­der mehr ins Büro. Da­durch rei­chen die fürs Home-Of­fice an­ge­pass­ten Ki­lo­me­ter pro Jahr nicht mehr aus und müs­sen wie­der hoch­ge­setzt wer­den – wenn der Kun­de dran denkt…

Da sol­che Mel­dun­gen im All­tag schnell un­ter­ge­hen, ver­schi­cken Ver­si­che­run­gen re­gel­mä­ßig Mel­de­bö­gen, die den ak­tu­el­len Sta­tus für ver­si­cher­te Ob­jek­te ab­fra­gen. Dem­entspre­chend wer­den die Ver­si­che­rungs­prä­mi­en an­ge­passt bzw. neu be­rech­net. Dies schützt auch den Ver­si­che­rungs­neh­mer im Scha­dens­fall da­vor, un­ter­ver­si­chert zu sein.

Doch was be­deu­tet das für den Post­ein­gang der Ver­si­che­rung, wenn zu ei­nem be­stimm­ten Stich­tag eine gro­ße Men­ge von den aus­ge­füll­ten Mel­de­bö­gen im Post­ein­gang lan­den und er­fasst wer­den müs­sen? Rich­tig, wie­der ein Post Stau. Auch hier ist die KI-ba­sier­te IDP-Platt­form eine sehr gute Lö­sung, um ein­ge­hen­de Mel­de­bö­gen zu au­to­ma­ti­sie­ren und schnel­ler zu erfassen.

War­um än­dern sich Versicherungsprämien?

Dass Ver­si­che­run­gen ihre Prä­mi­en auf Ba­sis der Pa­ra­me­ter des ver­si­cher­ten Ob­jek­tes kal­ku­lie­ren, ist erst­mal ein­leuch­tend. Denn:

• Je mehr Ki­lo­me­ter ein Ver­si­che­rungs­neh­mer fährt, des­to hö­her ist das Unfallrisiko.
• Je mehr Wohn­ein­hei­ten eine Haus­ver­wal­tung be­treut, des­to grö­ßer ist das Ri­si­ko ei­nes Haftpflichtfalls.
• Je mehr Mit­ar­bei­ter oder Bau­ma­schi­nen ein Hand­werks­be­trieb hat, des­to grö­ßer ist auch hier die Wahr­schein­lich­keit für den Ein­tritt ei­nes Versicherungsfalls.

Im Lau­fe der Zeit än­dern sich ei­ni­ge die­ser Pa­ra­me­ter. Ob es die Mit­ar­bei­ter sind, die kom­men und ge­hen oder neue Ma­schi­nen, die an­ge­schafft wer­den. Und nicht im­mer wird der ver­trag­li­chen Ob­lie­gen­heit nach­ge­kom­men, die Ver­än­de­run­gen selbst­stän­dig zu mel­den. Kraft­fahrt- und Haft­pflicht­ver­si­che­run­gen, aber auch bspw. Rechts­schutz­ver­si­che­rung und an­de­re Spar­ten ver­sen­den da­her re­gel­mä­ßig Mel­de­bö­gen, um die kon­kre­ten Pa­ra­me­ter ab­zu­fra­gen. Die Ant­wor­ten auf den Mel­de­bö­gen sind ent­schei­dend für die Be­rech­nung der Prä­mie. Da­her ist den Ver­si­che­run­gen dar­an ge­le­gen, die­se Mel­de­bö­gen schnell und sau­ber aus­zu­wer­ten. Und was liegt da nä­her, als die Mel­de­bö­gen zu automatisieren?

War­um wer­den Mel­de­bö­gen bis­her oft nicht au­to­ma­ti­siert erfasst?

Na­tür­lich kön­nen sol­che Mel­de­bö­gen elek­tro­nisch ver­schickt wer­den. Da aber oft kei­ne E‑Mailadresse vor­liegt oder eine hän­di­sche Un­ter­schrift ver­langt wird, wer­den die Mel­de­bö­gen häu­fig noch auf Pa­pier ver­sandt. Folg­lich kom­men vie­le auf Pa­pier und hand­schrift­lich aus­ge­füllt zu­rück – meist ge­bün­delt zum vor­ge­ge­be­nen Stich­tag. Das be­deu­tet für den Post­ein­gang der Ver­si­che­rung ei­nen enor­men Last­an­stieg rund um den Ab­ga­be­ter­min. Zu­sätz­lich sind die Mel­de­bö­gen un­ter­schied­lich gut aus­ge­füllt. Zu­ge­ge­ben sind nicht alle Mel­de­bö­gen lo­gisch auf­ge­baut, was die Krea­ti­vi­tät beim Aus­fül­len be­flü­gelt. Es wer­den von der Ist-An­zahl ab­wei­chen­de Soll-Zah­len an­ge­ge­ben, aber ein Kreuz­chen für kei­ne Ver­än­de­rung ge­setzt. Oder es wird an­ge­ge­ben, dass sich die An­zahl ver­än­dert hat, die­se wird aber nicht be­zif­fert und und und.

Zu­sätz­lich kom­men 80 % der Mel­de­bö­gen mit dem Ver­merk „kei­ne Än­de­run­gen“ kor­rekt aus­ge­füllt zu­rück. Ei­gent­lich schnell zu er­le­di­gen, aber auch die­se Mel­de­bö­gen ver­ur­sa­chen Auf­wand. Sie müs­sen, auf­grund des hand­schrift­li­chen Kreu­zes, erst­mal als eben­die­se „ohne Be­ar­bei­tung » gleich ab­le­gen“ er­kannt werden.

Wir ha­ben hier also eine Kom­bi­na­ti­on aus:

• Hohe Last
• Ho­her An­teil ma­nu­el­ler Er­fas­sungs­tä­tig­kei­ten auf­grund von 
  • Hand­schrift
  • schlech­ter Scans
  • ge­rin­gem Wirt­schaft­lich­keits­po­ten­zi­al zur her­kömm­li­chen Automatisierung
• Ho­her Auf­wand für die ma­nu­el­le Er­fas­sung aufgrund 
  • teil­wei­se dy­na­mi­scher Mel­de­bö­gen, je nach­dem ob Bag­ger, Schwimm­bä­der, Mit­ar­bei­ten­de oder al­les zu­sam­men ab­ge­fragt wird
  • vie­ler Da­ten­fel­der, die zu er­fas­sen sind
• Ho­her An­teil der zu be­ar­bei­ten­den Do­ku­men­te ohne ech­ten „Nutz­wert“ (weil kei­ne Än­de­run­gen vorliegen)

Eine hohe Last in Kom­bi­na­ti­on mit ho­hem ma­nu­el­lem Auf­wand bei gleich­zei­tig ei­nem ge­rin­gen Mehr­wert, den gut aus­ge­bil­de­te Mit­ar­bei­ter zum Pro­zess bei­tra­gen kön­nen, schreit förm­lich nach Au­to­ma­ti­sie­rung. Die­se schei­tert bei den ge­nann­ten Fra­ge­bö­gen oder Mel­de­bö­gen oft an der Mach­bar­keit durch die hand­schrift­li­chen Ele­men­te und die ge­rin­ge Wirt­schaft­lich­keit auf­grund der oft ver­gleichs­wei­se ge­rin­gen Menge.

Die Lö­sung, um Mel­de­bö­gen zu au­to­ma­ti­sie­ren, heißt ein­mal mehr kurz „KI“

Ein Hin­de­rungs­grund für eine Au­to­ma­ti­sie­rung ist oft der hohe An­teil hand­schrift­li­cher Kreu­ze, Un­ter­schrif­ten oder An­mer­kun­gen. Im Ge­gen­satz zu her­kömm­li­chen An­sät­zen nut­zen Me­tho­den aus dem Be­reich Ma­chi­ne Vi­si­on die Bild­in­for­ma­tio­nen, um Mus­ter auf Do­ku­men­ten zu erkennen.

Bei der in­ser­ve nut­zen wir ein Ver­fah­ren, dass wir „Ob­ject De­tec­tion“ nen­nen. Da­bei wird die KI trai­niert, be­stimm­te op­ti­sche Merk­ma­le auf Do­ku­men­ten (bzw. Bil­dern) zu er­ken­nen. Die Ma­schi­ne lernt, An­kreuz­fel­der oder Check Bo­xes op­tisch zu er­ken­nen. Fer­ner ler­nen die KI-Mo­del­le, zu un­ter­schei­den, ob die Fel­der an­ge­kreuzt wur­den. Ge­nau­so kann man die KI trai­nie­ren zu er­ken­nen, ob das For­mu­lar un­ter­schrie­ben ist oder hand­schrift­li­che An­mer­kun­gen vor­ge­nom­men wurden.

Hand­schrift­li­ches dann auch noch zu „le­sen“, also den In­halt zu er­ken­ne, war bis­her oft eine Her­aus­for­de­rung (teil­wei­se selbst für Men­schen). Nach­dem hand­schrift­li­che In­for­ma­tio­nen erst­mal als sol­che durch die Ob­ject De­tec­tion iden­ti­fi­ziert wur­den, kön­nen in ei­ner mo­der­nen IDP-Platt­form Spe­zi­al-OCR-Pro­duk­te in­te­griert wer­den, die ge­zielt Hand­schrift er­ken­nen und le­sen. In ei­ner mo­der­nen IDP-Platt­form kön­nen sol­che Mo­del­le ohne wei­te­re Pro­gram­mie­rung in den Ge­samt­pro­zess im In­put Ma­nage­ment in­te­griert werden.

Die ge­nann­ten Kom­po­nen­ten in Kom­bi­na­ti­on ma­chen den Un­ter­schied: Er­ken­nen der re­le­van­ten Fel­der, Ob­jek­te oder Be­rei­che auf ei­ner Sei­te und dann das ma­schi­nel­le Aus­le­sen der In­for­ma­tio­nen. Da­mit lässt sich die Ver­ar­bei­tung sol­cher Fra­ge­bö­gen oder Mel­de­bö­gen sehr schnell und ein­fach im In­put Ma­nage­ment um­set­zen. Und das ganz ohne Pro­gram­mie­rung – nur durch Training.

War­um sich wirt­schaft­lich lohnt Mel­de­bö­gen zu automatisieren

Der häu­figs­te Grund für eine feh­len­de Wirt­schaft­lich­keit sind zu hohe In­ves­ti­ti­ons­kos­ten im Ver­gleich zur ver­ar­bei­ten­den Men­ge. Auf­grund der ein­gangs ge­nann­ten Her­aus­for­de­run­gen ist der Um­set­zungs­auf­wand im vor­lie­gen­den Fall oft grö­ßer als bei Stan­dard­for­mu­la­ren oder der ein­fa­chen Erkennungen.

Haupt­grund für den ho­hen Um­set­zungs­auf­wand bei her­kömm­li­chen An­sät­zen ist die hohe Kom­ple­xi­tät der Do­ku­men­te. Denn für jede mög­li­che Kom­bi­na­ti­on muss ein ei­ge­nes Re­gel­werk pro­gram­miert wer­den. Teilt man den Auf­wand für Spe­zi­fi­ka­ti­on, Um­set­zung und Test durch die zu ver­ar­bei­ten­den Sei­ten, ist die Wirt­schaft­lich­keit schnell widerlegt.

Bei der Au­to­ma­ti­sie­rung mit ei­ner KI-ba­sier­ten IDP-Platt­form wer­den die Auf­ga­ben di­rekt vom Fach­ex­per­ten trai­niert und nicht pro­gram­miert. Durch An­kli­cken wird dem Sys­tem jede Ent­schei­dung bei­gebracht. Für ei­nen ty­pen Fra­ge­bo­gen ist dies in we­ni­ger als ei­ner Stun­de erledigt!

Durch die ef­fi­zi­en­te Um­set­zung durch Trai­ning statt Pro­gram­mie­rung rech­net sich die Au­to­ma­ti­sie­rung oft be­reits bei we­ni­gen hun­dert Do­ku­men­ten. Eine Lö­sung, die alle Funk­ti­ons­schrit­te vom Do­ku­men­ten­ein­gang bis zur Fach­da­ten­ex­trak­ti­on und Be­reit­stel­lung an Fol­ge­sys­te­me un­ter­stützt, ist die IDP von inserve!

Fa­zit: Ge­rin­ger Um­set­zungs­auf­wand und hohe Au­to­ma­ti­sie­rungs­ra­te für Meldebögen

Eine mo­der­ne IDP-Platt­form bringt alle Vor­aus­set­zun­gen für ei­nen ge­rin­gen Um­set­zungs­auf­wand bei gleich­zei­tig ho­her Au­to­ma­ti­sie­rungs­ra­te mit. Da­durch wird der Ein­satz von IDP auch bei ge­rin­gen Vo­lu­men, wie Fra­ge- und Mel­de­bö­gen wirt­schaft­lich in­ter­es­sant – fast schon zwingend.

Pro­fi­tie­ren Sie da­von, dass:

• Rück­stän­de im Post­ein­gang ver­mie­den werden.
• ein gro­ßer Teil der Mel­de­bö­gen dun­kel ver­ar­bei­tet wird.
• Ihre Mit­ar­bei­ter sich nicht mehr mit Do­ku­men­ten be­schäf­ti­gen müs­sen, die kei­ne Än­de­run­gen haben.
• die­se Mit­ar­bei­ter da­durch für an­de­re Auf­ga­ben zur Ver­fü­gung stehen.
• die Ver­ar­bei­tung der Mel­de­bö­gen ma­xi­mal au­to­ma­ti­siert wurde.
• Rech­nun­gen auf­grund der Au­to­ma­ti­sie­rung schnel­ler ver­sen­det werden.

Be­stehen­de, seit vie­len Jah­ren eta­blier­te Pro­zes­se müs­sen nicht an­ge­fasst wer­den, um be­reits im In­put Ma­nage­ment Mel­de­bö­gen zu au­to­ma­ti­sie­ren. Es be­darf kei­ner auf­wän­di­gen, lang­wie­ri­gen In­te­gra­ti­on in die IT-Land­schaft oder be­stehen­der Sys­te­me. Es ist ein klei­ner Schritt zur Op­ti­mie­rung, der schnell um­ge­setzt wer­den kann.

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