Ma­nu­el­le Da­ten­er­fas­sung vs. au­to­ma­ti­sier­te Da­ten­er­fas­sung (mit KI) Teil 2

Das bes­te Er­geb­nis für Ihr Projekt

Im ers­ten Teil die­ses Ar­ti­kels ha­ben wir be­reits un­ser Fa­zit vor­weg­ge­nom­men: Wir bei in­ser­ve ver­ste­hen die Fra­ge nach der bes­ten Ver­ar­bei­tungs­me­tho­de nicht als Fra­ge der Tech­no­lo­gie, son­dern als Fra­ge des Nut­zens. Es gibt hier kein „schwarz und weiß“ und kein „bes­ser und schlech­ter“. Es gibt nur das pas­sen­de Ver­fah­ren. Da­von sind wir überzeugt.

Durch die op­ti­ma­le Ver­bin­dung von ma­nu­el­len und au­to­ma­ti­sier­ten Pro­zess­schrit­ten, er­zie­len wir bei in­ser­ve das bes­te Er­geb­nis aus Ih­ren Er­fas­sungs­pro­jek­ten. Wel­ches das bes­te Er­geb­nis ist, le­gen wir im Vor­feld ge­mein­sam fest. Es be­wegt sich im Drei­eck aus Schnel­lig­keit, Er­fas­sungs­quo­te und Feh­ler­quo­te. Da­mit die In­for­ma­tio­nen zu dem von Ih­nen be­stimm­ten Stich­tag voll­stän­dig und kor­rekt vorliegen.

Da­bei lo­ten wir die Gren­zen von Künst­li­cher In­tel­li­genz mit je­dem Kun­den­pro­jekt neu aus. Auch Da­ten aus kom­ple­xen Do­ku­men­ten­be­stän­den, mit ho­her Va­ri­anz in den ent­hal­te­nen Lay­outs, kön­nen so au­to­ma­ti­siert aus­ge­le­sen wer­den. in­ser­ve hat in den letz­ten Jah­ren die In­tel­li­gent Do­cu­ment Pro­ces­sing (IDP) Platt­form auf Ba­sis von Künst­li­cher In­tel­li­genz und Ma­chi­ne Lear­ning da­hin­ge­hend ste­tig wei­ter verbessert.

Da­ten kön­nen auch dann zu­ver­läs­sig ex­tra­hiert wer­den, wenn die Po­si­ti­ons­struk­tu­ren im Do­ku­men­ten­be­stand he­te­ro­gen sind. Die Ver­ar­bei­tung mit Künst­li­cher In­tel­li­genz ist schlicht eine Mus­ter­er­ken­nung. Der Mensch muss die­se Mus­ter als Auf­ga­ben­stel­lung be­schrei­ben und den selbst ler­nen­den Sys­te­men im KI-Trai­ning beibringen.

Was kommt in Da­ten­er­fas­sungs­pro­jek­ten auf Sie zu?

Ge­hen wir ein­mal da­von aus, dass Sie kei­nen ex­ter­nen Dienst­leis­ter mit der Da­ten­er­fas­sung be­auf­tragt ha­ben. Dann lie­gen höchst­wahr­schein­lich auch noch nicht alle Do­ku­men­te di­gi­tal oder elek­tro­nisch vor. Das heißt, die phy­si­sche Ak­ten­be­stän­de müs­sen erst noch di­gi­ta­li­siert werden.

Kos­ten für die Di­gi­ta­li­sie­rung der Dokumente

Er­mit­teln Sie also zu­nächst die Auf­wän­de und Kos­ten für die Di­gi­ta­li­sie­rung. Dar­un­ter fal­len Ak­ten­lo­gis­tik und Scan­vor­be­rei­tung: vom Ent­fer­nen der Klam­me­run­gen bis hin zur Kenn­zeich­nung von Do­ku­men­ten­klas­sen und Einzeldokumenten.

Kos­ten für ma­nu­el­le Datenerfassung

Die Kos­ten für die ma­nu­el­le Da­ten­er­fas­sung wer­den in der Re­gel über die durch­schnitt­li­chen Tas­ten­an­schlä­ge er­rech­net. Wenn Ih­nen die Eva­lu­ie­rung auf Ba­sis der Tas­ten­an­schlä­ge im ei­ge­nen Mit­ar­bei­ter­kreis nicht sinn­voll oder mög­lich er­scheint, kön­nen Sie auch ein­fach ei­nen durch­schnitt­li­chen Sei­ten­preis zu­grun­de le­gen. Die­ser rich­tet sich nach Art und Um­fang der ge­wünsch­ten Ein­zel­in­for­ma­tio­nen. Und ver­ges­sen Sie bei den Per­so­nal­kos­ten nicht die Over­head­kos­ten!

Feh­ler­quo­te bei ma­nu­el­ler Datenerfassung

Je­der von uns macht Feh­ler. Ge­ra­de auch bei Ar­beits­vor­gän­gen, die sich stän­dig wie­der­ho­len, er­höht sich die Feh­ler­quo­te durch Er­mü­dung. Aber auch se­lek­ti­ve Wahr­neh­mung und Stress er­hö­hen die Feh­ler­an­fäl­lig­keit. Durch­schnitt­li­cher Er­fah­rungs­wert: Ge­hen Sie min­des­tens von ei­ner durch­schnitt­li­chen Feh­ler­quo­te von 5 % für eine rein ma­nu­el­le Da­ten­er­fas­sung aus. In Ein­zel­fäl­len gibt es hier Aus­rei­ßer auf bis zu 30 %! Selbst­ver­ständ­lich kön­nen Feh­ler­quo­ten bei ent­spre­chen­den Pro­zes­sen zur Qua­li­täts­si­che­rung auch je­der­zeit nach un­ten ausreißen.

Op­por­tu­ni­täts­kos­ten bei ma­nu­el­ler Datenerfassung

Wenn die Da­ten­er­fas­sung in Ih­rem Un­ter­neh­men in den Fach­ab­tei­lun­gen liegt, soll­ten Sie sich auch die Op­por­tu­ni­täts­kos­ten vor Au­gen füh­ren: Die Zeit für wert­schöp­fen­de Tä­tig­kei­ten fehlt Ih­ren Mit­ar­bei­tern, wenn Sie un­ter Fris­ten­druck ta­ge­wei­se mit Ab­tip­pen oder Copy & Pas­te be­schäf­tigt sind.

Wo­von hän­gen die Kos­ten für die au­to­ma­ti­sier­te Da­ten­er­fas­sung bei in­ser­ve ab?

Die Preis­span­ne für die au­to­ma­ti­sier­te Da­ten­er­fas­sung bei in­ser­ve ist groß. Sie reicht vom un­te­ren Cent-Be­reich je Sei­te bis hin zu Euro-Be­trä­gen. Ab­hän­gig ist der Preis vom Da­ten­be­stand. Er rich­tet sich nach der Kom­ple­xi­tät des Be­stands, der Va­ri­anz der Do­ku­men­te, dem Da­ten­mo­dell und letzt­end­lich ist die De­fi­ni­ti­on Ih­rer Zie­le und KPI im Span­nungs­feld von Schnel­lig­keit, Er­fas­sungs- und Feh­ler­quo­te ausschlaggebend.

Er­mitt­lung von Kos­ten- und Potenzial

Fol­gen­de Fra­gen hel­fen Ih­nen bei der Kos­ten- und Po­ten­zi­al­ermitt­lung für die Da­ten­er­fas­sung gro­ßer Ein­zel­pro­jek­te. Die­se kön­nen Sie zum Ver­gleich mit an­de­ren Ver­fah­ren heranziehen:

Ha­ben Sie noch Fra­gen? Spre­chen Sie doch mal mit uns!

Der in­ser­ve Be­ra­tungs­pro­zess ist dar­auf aus­ge­legt, die pas­sen­de Au­to­ma­ti­sie­rungs­stra­te­gie für Ihr Ein­zel­pro­jekt zu fin­den. Ver­ein­ba­ren Sie ein per­sön­li­ches Ge­spräch für eine Kosten-Nutzen-Analyse!

Neh­men Sie Kon­takt auf. Ge­mein­sam fin­den wir her­aus, wie wir für Ihr Pro­jekt mit der IDP Platt­form und un­se­ren Ser­vices das bes­te Er­geb­nis erreichen.

Nice to know

in­ser­ve bie­tet eine KI-ba­sier­te Platt­form zur Ver­ar­bei­tung kom­ple­xer Do­ku­men­ten­be­stän­de. Gro­ße Do­ku­men­ten­men­gen wer­den ziel­ge­rich­tet aus­ge­wer­tet und in struk­tu­rier­te Da­ten über­führt. Zu un­se­rem Ser­vice hören:

• Ma­nage­ment der Dokumentenlogistik
• Ma­nage­ment der Digitalisierung
• KI-ba­sier­te Strukturierung
• KI-ba­sier­te Datenerfassung
• ma­nu­el­le Nach­be­rei­tung nicht ma­schi­nen­les­ba­rer Dokumente
• Va­li­die­rung und Qualitätssicherung
• Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on

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