Post­ein­gang di­gi­ta­li­sie­ren: au­to­ma­ti­sier­te Erfassung

Den Post­ein­gang di­gi­ta­li­sie­ren am Bei­spiel ei­ner Versicherung

Mit In­tel­li­gent Do­cu­ment Pro­ces­sing Post­ein­gän­ge au­to­ma­ti­siert erfassen

Neh­men wir uns als Bei­spiel ei­nen Ver­si­che­rungs­ver­trag. Wenn Kun­den sich ent­schei­den, eine Ver­si­che­rung ab­zu­schlie­ßen, er­war­ten sie in der Re­gel zeit­nah nach der An­trags­stel­lung auch die Ver­si­che­rungs­po­li­ce im Brief­kas­ten vor­zu­fin­den. Doch wie sol­len Ver­si­che­run­gen das zu je­der Zeit ge­währ­leis­ten? Wie lässt sich das in Zei­ten mit ho­hem Post­ein­gangs­vo­lu­men glei­cher­ma­ßen si­cher­stel­len, wie an Ta­gen mit ei­nem „nor­ma­len“ Post­auf­kom­men? Kön­nen Ver­si­che­rer ih­ren Post­ein­gang (wei­ter) di­gi­ta­li­sie­ren? Eine zu­kunfts­si­che­re Lö­sung bie­tet die au­to­ma­ti­sier­te Er­fas­sung von Post­ein­gän­gen wie An­trä­gen mit In­tel­li­gent Do­cu­ment Pro­ces­sing, die jede Last­spit­ze abfängt.

Ma­nu­el­le Er­fas­sung – eine schlecht ska­lier­ba­re Lösung

Ge­ra­de bei ma­nu­el­ler Er­fas­sung sind Schwan­kun­gen im Post­ein­gangs­vo­lu­men eine ech­te Her­aus­for­de­rung. Um lan­ge Ant­wort­zei­ten für Ver­si­che­rungs­neh­mern zu ver­mei­den, müss­ten bei ei­nem ho­hen Post­ein­gangs­vo­lu­men mehr Mit­ar­bei­ter für die Er­fas­sung ab- oder ein­ge­stellt wer­den. Die in­ter­nen Voll­kos­ten für die Er­fas­sung lie­gen bei kom­ple­xen Do­ku­men­ten bei bis zu 10 € pro Vor­gang. Eine Al­ter­na­ti­ve ist, zu Last­zei­ten die Er­fas­sung an ex­ter­ne Dienst­leis­ter aus­zu­la­gern, die sich auf Da­ten­er­fas­sung spe­zia­li­siert ha­ben. Bei­de Lö­sun­gen sind schlecht ska­lier­bar und ver­ur­sa­chen hohe Kos­ten. Pro Vor­gang liegt man bei ex­ter­nen Dienst­leis­tern im Schnitt auch zwi­schen 3,50 und 10 €. Zu­dem be­steht bei der ma­nu­el­len Da­ten­er­fas­sung eine hohe Fehleranfälligkeit.

Au­to­ma­ti­sier­te Er­fas­sung als Lösung?

Eine Mög­lich­keit be­reits im Post­ein­gang zu di­gi­ta­li­sie­ren ist eine au­to­ma­ti­sier­te Er­fas­sung mit­tels Künst­li­cher In­tel­li­genz. Eine IDP-Platt­form ist die im Ver­hält­nis kos­ten­güns­ti­ge­re und schnel­ler ska­lier­ba­re Lö­sung. Die Da­ten wer­den da­bei mit­tels ei­ner KI-ba­sie­ren IDP-Platt­form aus den Ein­gän­gen ma­schi­nell ex­tra­hiert und au­to­ma­ti­siert ins Kern­sys­tem über­tra­gen. Ohne wei­ter Mit­ar­bei­ter mit sol­chen Rou­ti­ne­ar­bei­ten zu be­schäf­ti­gen. Aber geht das ohne gro­ßen Auf­wand an den be­stehen­den Sys­te­men und Pro­zes­sen? Ge­hen wir ins De­tail und be­trach­ten den Vor­gang ei­nes Ver­si­che­rungs­an­tra­ges ein­mal aus al­len Perspektiven.

Vom An­trag zur Po­li­ce aus Sicht des Kunden

Ver­setz­ten wir uns in die Lage des Kun­den. Herr Mei­er hat ein neu­es Haus ge­kauft. Um sei­ne Fi­nan­zie­rung und sei­ne Fa­mi­lie ab­zu­si­chern, ent­schei­det er sich für eine Le­bens­ver­si­che­rung der Badt­i­mes Insu­rance. Der Ver­si­che­rungs­mak­ler Herr Not kommt vor­bei und geht mit ihm alle Fra­gen durch. Nach­dem al­les er­klärt und alle Un­si­cher­hei­ten be­sei­tig sind, un­ter­schreibt Herr Mei­er sei­nen Ver­trag. Er freut sich, dass nun end­lich al­les ge­re­gelt ist.

Zwei Wo­chen spä­ter hat er im­mer noch nichts von der Ver­si­che­rung ge­hört. Er wird lang­sam un­ru­hig und fragt sich, wo sei­ne Ver­si­che­rungs­po­li­ce bleibt. Auf te­le­fo­ni­sche Nach­fra­ge wird ihm ge­sagt, dass sein An­trag noch nicht im Sys­tem er­fasst ist. Er er­zählt sei­ner Nach­ba­rin von dem schlech­ten Ser­vice bei der Badt­i­mes Insu­rance. Als nach vier Wo­chen sei­ne Kun­den­zu­frie­den­heit schon lan­ge weit un­ter den Null­punkt ge­sun­ken ist, kommt end­lich die er­sehn­te Police.

Kei­ne zu­frie­den­stel­len­de Er­fah­rung für Herrn Mei­er mit der Badt­i­mes Insu­rance, von der er auch sei­nen Be­kann­ten berichtet.

Vom An­trag zur Po­li­ce aus Sicht des Maklers

Wie ist es aus Sicht des Mak­lers. Herr Not, Ver­si­che­rungs­mak­ler mit ho­hen An­sprü­chen an sei­nen Kun­den­ser­vice, klärt im Kun­den­ge­spräch mit Herrn Mei­er alle Fra­gen und schließt mit ihm eine Le­bens­ver­si­che­rung ab. Am nächs­ten Tag macht er al­les di­gi­tal fer­tig und schickt den Ver­si­che­rungs­an­trag als PDF di­rekt im Sys­tem mit al­len zu­ge­hö­ri­gen Do­ku­men­te an die Badt­i­mes Insurance.

Er geht da­von aus, dass die An­trags­be­ar­bei­tung schnell ab­läuft, da im Mak­ler­bü­ro al­les di­gi­ta­li­siert und da­mit bes­te Vor­aus­set­zun­gen für eine schnel­le Be­ar­bei­tung bei der Ver­si­che­rung, ge­schaf­fen wur­den. Er rech­net fest mit ei­ner schnel­len Aus­zah­lung sei­ner Pro­vi­si­on. Da aber ge­ra­de eine gro­ße Wer­be­ak­ti­on bei der Ver­si­che­rung läuft, hängt der Ver­si­che­rungs­an­trag sei­nes Kun­den lei­der im Post­ein­gang und ist dort ei­ner von vie­len. Dem­entspre­chend lan­ge muss er auf sei­ne Pro­vi­si­on war­ten und da Herr Mei­er nicht sein ein­zi­ger Kun­de ist, sum­mie­ren sich die aus­ste­hen­den Posten.

Kei­ne zu­frie­den­stel­len­de Si­tua­ti­on für Herrn Not.

Vom An­trag zur Po­li­ce aus Sicht der Versicherung

Die Badt­i­me Insu­rance hat in die­sem Mo­nat eine gro­ße Wer­be­ak­ti­on für den Ab­schluss von Le­bens­ver­si­che­run­gen lau­fen. Da­durch hat sich das Post­ein­gangs­vo­lu­men um ein viel­fa­ches er­höht. Der Ver­si­che­rungs­an­trag von Herrn Mei­er lan­det ne­ben al­len an­de­ren Ver­si­che­rungs­an­trä­gen aus der Wer­be­ak­ti­on und dem all­täg­li­chen Post­ein­gang im Post­fach der Ver­si­che­rung. Die An­trä­ge und auch alle an­de­ren Ein­gän­ge müs­sen nun noch ma­nu­ell ins Sys­tem über­tra­gen wer­den. Durch die er­höh­te Last dau­ert die Er­fas­sung der Post­ein­gän­ge län­ger als nor­mal und nicht nur die An­trä­ge stau­en sich im Postfach.

Was ist ge­nau die Herausforderung?

Im Post­fach gibt es die oben er­wähn­ten An­trä­ge, die lie­gen in ver­schie­de­nen Aus­füh­run­gen vor. Da­bei gibt es vom Kun­den di­gi­tal oder hand­schrift­lich aus­ge­füll­te Vor­la­gen, die per Post, Mail oder Fax ein­ge­hen. Dann gibt es noch die An­trä­ge vom Mak­ler, die über eine Soft­ware sau­ber aus­ge­füllt, dann ent­we­der aus­ge­druckt oder gleich di­gi­tal un­ter­schrie­ben und per Mail ge­schickt wur­den. Ei­ni­ge An­trä­ge wie z.B. Le­bens­ver­si­che­run­gen ent­hal­ten sehr vie­le Da­ten. Es gibt Text­fel­der mit Frei­text oder auch Ant­wor­ten zum Ankreuzen.

Dann gibt es na­tür­lich nicht nur Ver­si­che­rungs­an­trä­ge im Post­ein­gang, die er­fasst wer­den müs­sen. Auch Kün­di­gun­gen, Fahr­zeug­schei­ne für Flot­ten­ver­trä­ge, Mel­de­bö­gen, etc. müs­sen ins Kern­sys­tem über­tra­gen werden. 

Aus all die­sen Post­ein­gan­gen müs­sen ver­schie­dens­ten Da­ten er­kannt und zeit­nah in das Kern­sys­tem über­tra­gen wer­den unabhängig

• von der Qua­li­tät und Lesbarkeit
• oder der Aus­las­tung der Datenerfasser*innen.

Di­rekt am An­fang des Post­ein­gangs wird jede E‑Mail und je­des ein­ge­hen­de Do­ku­ment, dass durch das KI-ba­sier­te Ent­schei­dungs­mo­dul als ent­spre­chen­den Post­ein­gang für die IDP-Platt­form er­kannt wird (z.B. An­trä­ge), di­rekt in die IDP-Platt­form um­ge­lei­tet. An­schlie­ßend wer­den die für die Dun­kel­ver­ar­bei­tung re­le­van­ten Da­ten aus dem Post­ein­gang ex­tra­hiert. Ziel ist, alle Da­ten zu iden­ti­fi­zie­ren, die be­nö­tigt wer­den, um den Post­ein­gang dun­kel be­ar­bei­ten zu kön­nen. Die ex­tra­hier­ten Da­ten wer­den an­schlie­ßend wie­der ins Kern­sys­tem ein­ge­spielt und ste­hen so­fort für Fol­ge­pro­zes­se, wie eine Be­ar­bei­tung durch die Sach­be­ar­bei­tung oder für wei­te­re Au­to­ma­ti­sie­run­gen zur Verfügung. 

Für wel­che An­wen­dungs­fäl­le kann die IDP-Platt­form als Über­hol­spur ge­nutzt werden?

Wie in­te­grie­ren Ver­si­che­run­gen die IDP-Platt­form in be­stehen­de Pro­zes­se, um den Post­ein­gang zu digitalisieren?

Die IDP-Platt­form lässt sich ein­fach an den be­stehen­den Pro­zess an­do­cken und in die be­stehen­den Sys­te­me in­te­grie­ren. Das funk­tio­niert iden­tisch, wie bei der Über­hol­spur für Kün­di­gun­gen. Die Post­ein­gän­ge wer­den be­reits am An­fang des Post­ein­gangs mit­tels ei­ner in­tel­li­gen­ten Wei­che – ei­nem KI-ba­sier­ten Ent­schei­dungs­mo­dul – her­aus­ge­fil­tert und dann auf der Über­hol­spur bzw. in der IDP-Platt­form au­to­ma­ti­siert be­ar­bei­tet, be­vor die ex­tra­hier­ten Da­ten an das Kern­sys­tem über­mit­telt werden.

Fa­zit

Den Post­ein­gang di­gi­ta­li­sie­ren mit der IDP Platt­form: ef­fi­zi­ent aus­le­sen und erfassen

Durch die­se klei­ne, an den be­stehen­den Pro­zess „an­ge­häng­te“, Au­to­ma­ti­sie­rung mit IDP

• sin­ken die Pro­zess­kos­ten für Post­ein­gangs­er­fas­sung um bis zu 80%,

• wer­den Post­ein­gän­ge in Se­kun­den statt Ta­gen bearbeitet,

• er­hält der Kun­de im­mer ga­ran­tiert zeit­nah eine Rückmeldung,

• sin­ken die Be­ar­bei­tungs­zei­ten für alle Dokumente,

• wird die Kun­den­zu­frie­den­heit gesteigert,

• wer­den Fach­mit­ar­bei­ter von Rou­ti­ne­ar­bei­ten ent­las­tet und

• die Dun­kel­ver­ar­bei­tung erhöht.

Ver­si­che­run­gen kön­nen den Post­ein­gang wei­ter di­gi­ta­li­sie­ren ohne be­stehen­de, seit vie­len Jah­ren eta­blier­te Pro­zes­se an­zu­fas­sen. Es be­darf kei­ner auf­wän­di­gen, lang­wie­ri­gen In­te­gra­ti­on in die IT-Land­schaft oder be­stehen­der Sys­te­me. Es ist ein klei­ner Schritt zur Op­ti­mie­rung, der schnell ein­ge­setzt wer­den kann.

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Set­zen Sie sich gern mit uns in Ver­bin­dung, dann prü­fen wir die Mach­bar­keit und ge­ben Ih­nen eine kon­kre­te Einschätzung.

Der in­ser­ve Be­ra­tungs­pro­zess ist dar­auf aus­ge­legt, die pas­sen­de Au­to­ma­ti­sie­rungs­stra­te­gie für Ihr Ein­zel­pro­jekt zu fin­den. Ver­ein­ba­ren Sie ein per­sön­li­ches Ge­spräch für eine Kosten-Nutzen-Analyse!

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Durch wei­te­re KI-Mo­du­le, wie bspw. die vi­su­el­le Er­ken­nung von Un­ter­schrif­ten, Lo­gos oder An­kreuz­fel­dern auf Do­ku­men­ten las­sen sich wei­te­re Au­to­ma­ti­sie­rungs­po­ten­zia­le erreichen.

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